Aller au contenu

Axelio Solutions

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

1. Objet et champ d'application

Axelio Solutions (« Axelio », « nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels des visiteurs de son site web (axeliosolutions.com), des personnes qui utilisent le formulaire de contact, ainsi que de ses clients qui accèdent à l'espace client (« Mon compte »). La présente politique décrit quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les protégeons et quels sont vos droits. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par le projet de loi 25 (« Loi 25 »).

Lorsque nous hébergeons le site Web ou le logiciel d'un client, les renseignements personnels que ce site ou ce logiciel recueille (ceux de ses visiteurs, de ses clients ou de ses employés) sont conservés pour le compte de ce client, qui en demeure responsable : nous agissons alors uniquement à titre de prestataire de services, au Canada, selon les engagements prévus à notre contrat avec lui, et c'est la politique de confidentialité de ce client qui s'applique à ces renseignements.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Alexis Chatigny, responsable de la protection des renseignements personnels chez Axelio Solutions, est chargé du respect de la présente politique et de la protection des renseignements personnels que nous détenons. Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, vous pouvez le joindre :

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements que nous recueillons dépendent de votre interaction avec nos services :

  • Visiteurs du site public : nous ne recueillons aucun renseignement personnel automatiquement, à l'exception de l'adresse IP, utilisée temporairement et uniquement à des fins de sécurité (limitation du nombre de requêtes pour prévenir les abus), sans conservation prolongée ni profilage.
  • Formulaire de contact / demande de soumission : nom, nom de l'entreprise (le cas échéant), adresse courriel, type de projet et le contenu de votre message. Votre demande est conservée dans notre outil de gestion de la clientèle afin d'en assurer le suivi.
  • Prospects et clients : nom de la personne ou de l'entreprise, personne-ressource, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, ainsi que l'historique de nos échanges d'affaires (demandes, projets, soumissions, factures et fichiers liés à vos projets), ainsi que, pour les logiciels personnalisés que nous concevons pour vous, les modalités de votre entente (mises à jour et soutien compris, prix) et le journal des mises à jour qui y sont apportées. Lorsque nous facturons notre temps, nous consignons aussi le temps que nous consacrons à vos dossiers (début et fin de chaque période de travail), votre banque d'heures, le taux horaire convenu et les frais additionnels, que vous consultez dans votre espace client. Pour les factures payées en ligne, nous conservons la date du paiement et le numéro de la transaction Square.
  • Clients disposant d'un compte (espace client) : identifiant (courriel), mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais en clair), rôle associé au compte, ainsi que les documents (soumissions, factures, contrats) qui vous sont transmis par ce biais.
  • Personnes qui balaient la carte d'affaires d'un de nos employés : nous ne recueillons rien à votre sujet. Le code QR de la carte contient seulement les coordonnées d'affaires de l'employé et le logo d'Axelio ; votre téléphone les lit lui-même et vous propose de les ajouter à vos contacts, sans nous joindre.
  • Fournisseurs : pour les factures que nous recevons de nos fournisseurs (y compris de travailleurs autonomes), le nom du fournisseur, ses numéros d'inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ, le numéro, les dates, les montants et les taxes de la facture, une copie de la facture (PDF ou photo) et nos notes internes sur la dépense (par exemple l'objet d'un repas d'affaires et les personnes qui y ont pris part).

Les comptes de l'espace client sont créés directement par Axelio — il n'y a pas d'inscription libre sur le site. Lors de la création de votre compte, un mot de passe temporaire vous est transmis par courriel ; vous devez le remplacer par votre propre mot de passe dès votre première connexion. Le mot de passe temporaire n'est jamais conservé en clair.

4. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

  • répondre à vos demandes de renseignements ou de soumission et en assurer le suivi ;
  • gérer notre relation d'affaires : suivi des demandes, des projets, des soumissions et des factures ;
  • assurer le suivi des logiciels personnalisés que nous vous fournissons : ce que votre entente comprend et les mises à jour qui y sont apportées ;
  • préparer vos soumissions et vos factures, et vous les transmettre par courriel et dans votre espace client ;
  • vous permettre de payer vos factures en ligne et en confirmer le paiement ;
  • créer et administrer votre compte dans l'espace client ;
  • vous transmettre par courriel les avis liés aux services que vous utilisez (interruption de service planifiée ou en cours, rétablissement, maintenance) et conserver la trace de ces envois ;
  • comptabiliser le temps que nous consacrons à vos dossiers et le facturer ;
  • archiver les documents et les fichiers liés à vos projets ;
  • assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir les accès non autorisés ou les abus ;
  • tenir notre comptabilité : enregistrer les factures de nos fournisseurs, calculer les taxes à remettre et les dépenses déductibles, et préparer nos déclarations ;
  • respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins de publicité ou de marketing sans votre consentement distinct.

5. Témoins de connexion (cookies) et technologies de suivi

Notre site utilise un témoin strictement nécessaire à l'authentification (__Host-axelio_session), qui permet de maintenir votre session ouverte dans l'espace client. Ce témoin est indispensable à la fourniture du service que vous demandez et ne requiert donc pas votre consentement, conformément à la Loi 25.

Après une connexion réussie, un second témoin strictement nécessaire, de sécurité (__Host-axelio_device), reconnaît le navigateur comme un appareil déjà utilisé pour ce compte. Il contient un identifiant aléatoire signé, sans votre nom ni votre adresse courriel, et sert seulement à protéger votre compte contre les tentatives de deviner votre mot de passe : les essais faits depuis un autre appareil ne peuvent pas bloquer celui-ci. Il ne vous connecte pas à lui seul et ne sert à aucun suivi. Il est conservé un an ; vous pouvez l'effacer en tout temps en supprimant les données du site dans votre navigateur.

Sur le téléphone d'un employé d'Axelio, la page de sa carte d'affaires dépose deux témoins strictement nécessaires : __Host-axelio_prospection_device reconnaît un téléphone que nous avons autorisé (conservé 400 jours), et __Host-axelio_prospection_session garde la carte ouverte après la saisie du NIP de l'employé, au plus 30 minutes après son dernier affichage. Ils contiennent des identifiants aléatoires, sans nom, et ne servent à aucun suivi. Aucun témoin n'est déposé sur le téléphone de la personne qui balaie la carte.

Nous utilisons également un témoin distinct pour mémoriser vos préférences en matière de témoins (axelio_cookie_consent), déposé uniquement après que vous ayez fait un choix dans la bannière de consentement.

Si vous choisissez le mode clair ou le mode sombre du site, ce choix est conservé dans le stockage local de votre navigateur (axelio_site_theme), sur votre appareil seulement : il ne nous est jamais transmis et ne sert qu'à afficher le site dans le mode que vous avez choisi. Vous pouvez l'effacer en tout temps en supprimant les données du site dans votre navigateur.

À ce jour, nous n'utilisons aucun témoin analytique, publicitaire ou de suivi tiers. Si cela devait changer, votre consentement préalable et distinct vous serait demandé au moyen de la bannière de consentement, et vous pourriez le retirer en tout temps via le lien « Gérer les cookies » présent au bas du site ou dans l'espace client. Par défaut, seuls les témoins essentiels sont actifs.

6. Hébergement et communication à des tiers

Notre site, notre outil de gestion de la clientèle, l'espace client et leur base de données sont hébergés sur nos propres serveurs, dans nos locaux au Québec.

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers, sauf aux fournisseurs de services suivants, qui agissent comme sous-traitants dans le cadre de la prestation de nos services et qui sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements :

  • Google Workspace (Gmail) : envoi des courriels générés par le formulaire de contact, ainsi que des soumissions, des factures et des accès à l'espace client qui vous sont transmis.
  • Google Workspace (Google Drive) : archivage des soumissions, des factures, des contrats et des fichiers liés à vos demandes et à vos projets, dans l'espace de stockage d'Axelio Solutions. Les factures reçues de nos fournisseurs n'y sont pas copiées : elles restent sur nos serveurs, au Québec.
  • Square : paiement en ligne de vos factures. Nous transmettons à Square votre adresse courriel ainsi que le numéro et le montant de la facture. Vos renseignements de paiement (carte, Interac, Apple Pay, Google Pay) sont saisis directement sur la page sécurisée de Square et ne nous sont jamais transmis ; Square nous confirme ensuite le paiement. Ce que vous saisissez sur cette page est aussi régi par la politique de confidentialité de Square. Si vous payez chez Square un abonnement d'hébergement, nous y consultons son statut, ses dates et son forfait, avec le nom et l'adresse courriel de l'abonné, pour suivre l'hébergement de votre site ou de votre logiciel ; nous ne les enregistrons pas et ne gardons que le lien entre l'abonnement et le service hébergé.

Ces fournisseurs conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec. Google conserve les données de notre compte Google Workspace (courriels et fichiers de Google Drive) dans l'Union européenne, la région de données que nous avons choisie ; il peut les traiter ailleurs. Square traite et conserve les renseignements de paiement hors du Canada, notamment aux États-Unis, au Japon et dans l'Union européenne.

Avant de confier des renseignements à un fournisseur à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la loi, et ne le faisons que s'ils y bénéficient d'une protection adéquate, encadrée par les engagements contractuels du fournisseur. Nous ne communiquons vos renseignements à aucun autre tiers, et nous ne les vendons jamais.

7. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à l'accomplissement des finalités décrites ci-dessus, et au plus quatre ans après la fin de notre relation d'affaires, c'est-à-dire après votre dernier projet, votre dernière facture ou notre dernier échange, selon la date la plus récente. Ce délai s'applique à votre fiche (vos coordonnées et celles de votre personne-ressource), à vos demandes, à vos projets et aux fichiers qui y sont liés, à votre compte dans l'espace client, au temps que nous avons consacré à vos dossiers, ainsi qu'à l'historique des avis de service qui vous ont été envoyés.

Seule exception : les soumissions, les factures, les contrats, les licences de logiciel vendues et les renseignements nécessaires pour les justifier sont conservés six ans après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, comme l'exigent les lois fiscales du Québec et du Canada. Ils ne servent alors qu'à cette fin.

Les factures reçues de nos fournisseurs, leur copie et les notes qui les accompagnent sont elles aussi conservées six ans après la fin de l'exercice financier auquel elles se rapportent, puis supprimées.

Ces délais sont appliqués lors d'une revue des dossiers des clients inactifs. Lorsque des documents comptables doivent encore être conservés, seuls ces documents et les coordonnées qui y figurent (nom, personne-ressource, courriel, téléphone et adresse) sont gardés ; tout le reste est supprimé, dont votre compte dans l'espace client et vos notes de dossier.

Une fois ces délais écoulés, vos renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment : chiffrement des communications (HTTPS), hachage des mots de passe, contrôle d'accès basé sur les rôles, limitation du nombre de requêtes pour prévenir les abus, ainsi que des en-têtes de sécurité applicatifs. Aucune mesure n'offre toutefois une garantie absolue ; en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à nos obligations légales.

9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

  • Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
  • Droit de retrait du consentement : retirer en tout temps votre consentement aux témoins optionnels (analytiques), sans affecter l'accès aux fonctionnalités essentielles du service ;
  • Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre directement à un tiers ;
  • Droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à administration@axeliosolutions.com. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à votre demande. Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, tel que requis par la loi. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

11. Mineurs

Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de celles-ci.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques ou nos obligations légales. La date de la dernière mise à jour figure au haut de cette page, et chaque modification est décrite dans l'historique ci-dessous. En cas de changement important, nous vous en informons par courriel ou par un avis visible sur le site ou dans l'espace client.

13. Nous joindre

Pour toute question relative à la présente politique ou à nos pratiques de protection des renseignements personnels, écrivez-nous à administration@axeliosolutions.com. Consultez également nos conditions d'utilisation.

14. Historique des modifications

  • 21 octobre 2026 : carte d'affaires électronique de nos employés : son code QR ne nous transmet rien sur la personne qui le balaie ; deux témoins strictement nécessaires sur le téléphone de l'employé.
  • 19 octobre 2026 : abonnements d'hébergement payés chez Square : nous en consultons le statut dans Square pour suivre l'hébergement de votre site ou de votre logiciel.
  • 17 octobre 2026 : témoin de sécurité __Host-axelio_device, qui reconnaît un appareil déjà utilisé pour se connecter, afin qu'une personne qui tente de deviner votre mot de passe ailleurs ne puisse pas bloquer l'accès depuis cet appareil.
  • 16 octobre 2026 : hébergement sur nos propres serveurs, au Québec (la version précédente nommait DigitalOcean) ; ajout de Square, pour le paiement en ligne des factures ; lieu des renseignements confiés à Google (Union européenne) et à Square ; le temps que nous consacrons à vos dossiers remplace les « données de présence au travail » ; choix du mode clair ou sombre du site, conservé dans votre navigateur ; ajout du présent historique ; les factures reçues de nos fournisseurs ne sont plus copiées dans Google Drive.
  • 14 octobre 2026 : factures reçues de nos fournisseurs : renseignements recueillis, tenue de notre comptabilité et conservation de six ans.
  • 13 octobre 2026 : logiciels personnalisés : modalités de votre entente et journal des mises à jour.
  • 12 octobre 2026 : avis de service par courriel ; conservation au plus quatre ans après la fin de notre relation d'affaires (six ans pour les documents comptables) ; sites et logiciels que nous hébergeons pour nos clients.